De handelsbenaming “Ami Amis” wordt vertegenwoordigd door:

Ami Amis BV
Ijzerenpoortkaai 3
2000 Antwerpen
BE0786.290.512

1. Voorwerp

De Opdrachtgever wenst beroep te doen op de diensten van Ami Amis BV, welke deze opdracht aanvaardt, als “Ami Amis”, zijnde

● Een externe coach voor het verlenen van advies over optimalisaties en subsidies, en/of voor het opstellen én meeschrijven van een subsidieaanvraag voor een project bij de Opdrachtgever. Deze opdracht kan dus ook geen zekerheid bieden op een subsidie daar dit onafhankelijk en autonoom door de overheid wordt beslist. Uiteraard zal Ami Amis BV het subsidiedossier zodanig kaderen dat het een maximale kans heeft voor een toekenning van de gevraagde, of gedeeltelijke subsidie;

● Een externe partner voor het verlenen van advies, productie en implementatie van media content in alle gekende vormen en vormen die nog ontwikkeld worden in de toekomst... De volledige productie met nodige materialen worden volledig georganiseerd door Ami Amis BV De Opdrachtgever krijgt vanuit Ami Amis BV de volledig afgewerkte bestanden zoals besproken in de offerte of latere communicatie;

De bronbestanden blijven eigendom van Ami Amis BV Indien de Opdrachtgever deze bronbestanden en volledige opnames wenst kan dit voor een forfaitaire afkoopsom van €15.000. De bronbestanden worden gedurende een periode van 36 maanden bijgehouden bij Ami Amis BV. Na deze periode kunnen deze volledig vernietigd worden door Ami Amis BV zonder voorafgaande toestemming van de Opdrachtgever.

De Opdrachtgever verkrijgt wel het volledige eigendom op alle afgewerkte, aangeleverde en volledig betaalde video’s, die in haar opdracht zijn uitgevoerd binnen de overeenkomst met Ami Amis.

2. Details van de opdracht

De nauwkeurige beschrijving van de opdracht is opgenomen in de offerte, samen met de Algemene Voorwaarden vormen ze de overeenkomst. In geval van conflict tussen de bepalingen van de overeenkomst geldt volgende voorrangsregeling:

1. Offerte

2. Algemene Voorwaarden;

Revisies of wijzigingen zullen pas van kracht worden als ze naar behoren schriftelijk tussen de Partijen zijn overeengekomen. Partijen komen uitdrukkelijk overeen dat Ami Amis BV gebonden is door een middelenverbintenis, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen in de Offerte. Ami Amis BV verstrekt de diensten binnen de grenzen van de door de Opdrachtgever verstrekte informatie. Daarbij heeft Ami Amis BV het recht te vertrouwen op de volledige juistheid van de door de Opdrachtgever verstrekte informatie. Ami Amis BV kan niet aansprakelijk worden gesteld voor de onjuiste uitvoering van de diensten indien dergelijke onjuiste uitvoering veroorzaakt werd door een onjuiste, onvolledige of laattijdige verstrekking van informatie door de Opdrachtgever.

Voor subsidieaanvragen verklaart de Opdrachtgever geen negatief eigen vermogen te hebben of een Onderneming In Moeilijkheden (OIM) te zijn volgens artikel 2, punt 18 van de Algemene Groepsvrijstellingsverordening (AGVV). Als blijkt dat een subsidie wordt geweigerd door de overheid op basis van foutieve informatie, verstrekt door de Opdrachtgever, dan heeft Ami Amis BV het recht om een schadevergoeding van 5.000 euro exclusief btw te factureren.

3. Overmaken van informatie en gegevens

De Opdrachtgever verbindt zich ertoe Ami Amis BV alle gegevens en informatie te bezorgen die nodig zijn om de opdracht naar behoren te kunnen uitvoeren.

● Content creatie: De Opdrachtgever bezorgt Ami Amis BV. alle informatie nodig voor de opmaak van het scenario, storyboard, etc., zodat deze laatste in de mogelijkheid is om de productie van het project voor te bereiden. De Opdrachtgever verbindt zich ertoe alle informatie binnen korte termijn aan Ami Amis BV te bezorgen.

● Subsidieopdrachten: Specifiek voor opdrachten aan subsidieaanvragen bezorgt de Opdrachtgever tijdig alle informatie nodig om het subsidiedossier zo volledig mogelijk te kunnen indienen. De Opdrachtgever verbindt zich ertoe alle door Ami Amis BV opgevraagde informatie binnen korte termijn aan Ami Amis BV. te bezorgen. Indien de subsidieaanvraag een financieel plan moet bevatten, dan wordt dit financieel plan door de Opdrachtgever opgemaakt en tijdig aan Ami Amis BV bezorgd;

4. Ondertekening

In het geval de Offerte en de Geheimhoudingovereenkomst (NDA) digitaal meegedeeld en ondertekend worden onder de vorm van een e-mail, een email via Adobe Sign, of een e-mail via een CRM-pakket, zullen de erin opgenomen handtekeningen een geldige en bindende verbintenis creëren in hoofde van de ondertekenaars (of in wiens naam en voor wiens rekening de handtekening werd geplaatst) met dezelfde waarde, kracht en effect alsof ze origineel was.

5. Rechtsverhouding

Partijen komen overeen en erkennen uitdrukkelijk dat de rechtsverhouding die tussen hen tot stand wordt gebracht, een rechtsverhouding is tussen zelfstandigen.

6. Uitvoerders

De in de offerte opgesomde diensten en activiteiten zullen worden uitgevoerd door de zaakvoerder van Ami Amis BV of de door hen aangeduide medewerkers en/of freelancers.

7. Vergoedingen

De diensten zullen worden verstrekt tegen de in de offerte vastgestelde prijzen. Alle prijzen worden uitgedrukt in euro en zijn exclusief BTW. De vergoedingen zijn verschillend al naargelang de aard van de opdracht. De prijs vastgesteld in de offerte geldt voor een afgewerkt dossier/ project. Wijzigingen aan het afgewerkte dossier/ project worden uitgevoerd tegen een uurtarief van 125 EUR/ uur (excl. BTW).

Voor het verstrekken van advies over kleinschalige optimalisaties wordt een vergoeding per uur gefactureerd (time/materiaal), tegen de in de offerte vastgestelde prijs.

● Vergoedingen voor productieprojecten: Offertes zijn gerelateerd aan één productieproject, voor één juridische entiteit. Voor elke nieuwe productie wordt een nieuwe offerte opgesteld. Elk toegekende tarief of korting is éénmalig en schept geen rechten naar de toekomst;

● Vergoedingen voor pakketdienstverlening: Wanneer de Opdrachtgever kiest voor een vast maandelijks pakket, wordt hiervoor een aparte overeenkomst gesloten. Deze aparte overeenkomst zal de specifieke inhoud, output en het maandelijkse bedrag vermelden. Dit bedrag dient betaald te worden op een maandelijkse basis, waarvoor Ami Amis BV tevens een factuur zal vermelden. Een dergelijke overeenkomst wordt gesloten voor een minimale periode van 6 maanden vanaf de datum van ondertekening van de overeenkomst. Indien de Opdrachtgever dit vroeger wil stopzetten verplicht deze zich er toe om de maandelijkse vergoeding voor deze periode volledig te voldoen;

● Vergoedingen voor subsidiedossiers: Ami Amis BV helpt klanten ook bij het verzamelen van het nodige budget voor haar diensten, door subsidiedossiers te verzilveren. Deze kunnen direct (gekoppeld aan de dienstverlening) of indirect (niet rechtstreeks gekoppeld aan de dienstverlening) van aard zijn. Dit zal ook geduid worden tijdens de subsidiescan en bij het verzenden van de documentatie. Het vergoedingssysteem voor subsidieopdrachten werkt als volgt:

○ Directe subsdiemogelijkheden: Bij deze mogelijkheden wordt er een overeenkomst opgemaakt waarbij de Opdrachtgever zich verbindt tot het inzetten van de middelen voor de doeleinde van de subsidie en deze opdrachten ook te verbinden met Ami Amis BV;

○ Indirecte subsidiemogelijkheden:
■ Bij pakketdienstverlening: Wordt deze service aangeboden binnen het pakket zonder extra kosten, tenzij anders overeengekomen.
■ Bij geen andere overeenkomst met Ami Amis: Wordt er een offerte opgemaakt, waar duidelijk de dossierkost of commissie wordt gecommuniceerd en bevestigd door ondertekening van deze offerte;

○ No Cure = No Pay: De dienstverlening van Ami Amis is gebaseerd op het principe "No Cure = No Pay". Dit betekent dat Opdrachtgevers alleen betalen voor succesvolle resultaten. Wordt de subsidie niet toegekend door de bevoegde overheidsinstantie, dan is de Opdrachtgever geen vergoeding verschuldigd aan Ami Amis BV. De Opdrachtgever verbindt er zich toe om Ami Amis BV binnen de 7 kalenderdagen na ontvangst van de beslissing m.b.t. de subsidie een afschrift te bezorgen van de finale beslissing van de overheid. Bij niet naleving van deze afspraak behoudt Ami Amis BV het recht om de commissie te factureren volgens de offerte en de subsidieerbare bedragen vermeld in het dossier, ook indien de subsidie niet toegekend werd;

○ Meerkost bij onvolledige informatie: Indien blijkt dat de Opdrachtgever niet alle benodigde en correcte informatie heeft aangeleverd, waardoor Ami Amis niet in staat was om een accurate beoordeling te maken over de haalbaarheid van de subsidieaanvraag. Bij niet naleving van deze afspraak behoudt Ami Amis BV het recht om het maximale commissiebedrag te factureren volgens de offerte en de subsidieerbare bedragen vermeld in het dossier, ook indien de subsidie niet toegekend werd.

Het is van essentieel belang dat klanten volledige transparantie bieden en alle relevante informatie verstrekken om een succesvolle subsidieaanvraag te waarborgen. Het niet naleven van deze voorwaarden leidt tot het betalen van het maximale commissiebedrag of dossierkost van het specifieke dossier.

Offertes zijn gerelateerd aan één subsidieaanvraag, voor één juridische entiteit. Voor elke nieuwe subsidieaanvraag wordt een nieuwe offerte opgesteld. Elk toegekende tarief of korting is éénmalig en schept geen rechten naar de toekomst.

8. Betalingregeling

Voor productieprojecten die niet onder een maandelijks pakket vallen, geldt het volgende betalingsregime, tenzij anders vermeld in de offerte:

● 30% bij ondertekening van het project: Deze eerste schijf is verschuldigd bij de ondertekening van de offerte en dient als voorschot voor de opstart van het project;

● 40% na afronding van de productie en opnames: Deze tweede schijf wordt gefactureerd zodra de opnames en de productie zijn afgerond, ongeacht eventuele revisierondes;

● 30% bij oplevering van het finale project: De resterende 30% wordt gefactureerd bij oplevering van de definitieve versie van het project zoals overeengekomen in de offerte.

Deze betalingsstructuur is niet van toepassing op pakketdienstverlening, waarvoor aparte maandelijkse facturatie- en betalingsmodaliteiten gelden zoals elders omschreven in deze Algemene Voorwaarden.

Alle betalingen gebeuren conform de bepalingen opgenomen in de facturatievoorwaarden en met inachtneming van de Belgische wetgeving inzake handelsbetalingen.

9. Facturatie

De facturen van Ami Amis BV zijn betaalbaar op de hoofdzetel van Ami Amis BV binnen de 30 kalenderdagen na factuurdatum, netto en zonder disconto, tenzij andersluidende schriftelijke overeenkomst. Bij betaling anders dan door cash, overschrijving, domiciliëring of cheque, worden de kosten van inning ten laste gelegd van de Opdrachtgever. Bij gebrek aan betaling van de factuur wordt het gefactureerd bedrag van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling vermeerderd met de interestvoet conform de Wet van 2 augustus 2002 Betalingsachterstand Handelstransacties. Bovendien zal van rechtswege, ten titel van forfaitair overeengekomen schadevergoeding een vergoeding verschuldigd zijn van 10% op de verschuldigde sommen als een factuur langer dan 30 kalenderdagen onbetaald blijft, met een minimum van €100 (excl. BTW). De laattijdige betaling van één factuur, maakt alle andere nog niet vervallen facturen van rechtswege en zonder voorafgaande ingebrekestelling onmiddellijk opeisbaar, onafgezien van de bij voorbaat toegestane betalingsvoorwaarden en zonder voorafgaandelijke ingebrekestelling...

Elke factuur van Ami Amis BV is door de Opdrachtgever definitief aanvaard als deze niet binnen de 7 kalenderdagen na ontvangst van de factuur wordt betwist per aangetekende brief, waarbij omstandig de redenen van betwisting worden uiteengezet. Het indienen van een protest ontheft de Opdrachtgever niet van zijn betalingsverplichtingen. De kosten verbonden aan het invorderen van de facturen zijn ten laste van de Opdrachtgever.

Alle overeenkomsten die gesloten werden op of na 1 september 2023, waarvan de facturen werden opgemaakt krijgen nu een kosteloze eerste herinnering. Er geldt een overgangsperiode tot 1 december 2023 voor contracten die vóór 1 september 2023 zijn afgesloten. Voor overeenkomsten die betrekking hebben op een regelmatige levering van goederen of diensten, kunnen maximaal drie gratis herinneringen per jaar worden verstuurd. Na de eerste herinnering heeft de consument 14 dagen de tijd om de factuur te betalen. Als de schuld na deze periode nog steeds niet is vereffend, kan de onderneming een tweede herinnering sturen. Daarna worden alle extra kosten voor het innen van de factuur verhaalt op de Opdrachtgever, zoals hierboven vermeld. De hoogte van deze vergoedingen en intresten is wettelijk begrensd, afhankelijk van het bedrag van de schuld.

10. Duur en Beëindiging

● Algemeen: De opdracht wordt aangevat na ontvangst van de ondertekende Offerte. Voor de doorlooptijd van het mee schrijven van een subsidiedossier of een productieproject wordt een raming doorgegeven aan de Opdrachtgever zodra Ami Amis BV over alle informatie beschikt die nodig is om met het dossier/project te kunnen starten. Alle geleverde prestaties en gedane kosten worden gefactureerd vanaf die datum. De overeenkomst neemt automatisch een einde door het overlijden, het kennelijk onvermogen, de vereffening of het faillissement van de Opdrachtgever. Bij kennelijk onvermogen of faillissement eindigt het contract van rechtswege op het ogenblik dat de betalingen aan Ami Amis BV gestaakt worden;

● Subsidieopdrachten: Voor subsidies kan de overeenkomst enkel beëindigd worden in de periode die voorafgaat aan de indiening van de subsidieaanvraag bij de overheid, in onderlinge toestemming tussen beide Partijen. Bij beëindiging van de overeenkomst blijven alle adviezen, documenten, bijlagen uitgewerkt door Ami Amis BV haar eigendom. Als de Opdrachtgever de overeenkomst beëindigt voor dat het subsidiedossier is ingediend bij de overheid verbindt hij er zich toe om tijdens een periode van 3 jaar na beëindiging (om welke reden ook), geen gebruik te maken van de adviezen, documenten en bijlagen van Ami Amis BV om het subsidiedossier éénzijdig - met aanpassing of zonder aanpassing van de inhoud - alsnog in te dienen bij de overheid. Elke schending van deze afspraak geeft aanleiding tot betaling door de Opdrachtgever van een forfaitaire schadevergoeding gelijk aan 12.000 euro. De beëindiging dient per aangetekend schrijven aan de andere Partij te worden aangezegd. De reeds geleverde prestaties worden gefactureerd aan 125 euro per uur exclusief btw met een minimum van 3.500 euro exclusief btw;

● Ami Amis: Voor productieprojecten kan de overeenkomst op elk moment beëindigd worden door één van beide partijen of in onderling overleg tussen de Partijen. Indien één van beide partijen de overeenkomst eenzijdig wenst te beëindigen, dient dit per aangetekend schrijven te gebeuren en moet een opzegtermijn van één maand gerespecteerd worden. Bij beëindiging van de overeenkomst blijven alle adviezen, documenten, bijlagen uitgewerkt door Ami Amis BV haar eigendom;

● Pakketdienstverlening: Deze overeenkomsten worden gesloten voor een minimale periode van 6 maanden. Door ondertekening en aanvaarding van de overeenkomst verbindt de Opdrachtgever zich ertoe om de vergoeding te betalen voor minimaal 6 maanden met het in de overeenkomst opgenomen maandelijkse bedrag. Wanneer de duur van 6 maanden verstreken is kan de overeenkomst op elk moment beëindigd worden door één van beide partijen of in onderling overleg tussen de Partijen. Indien één van beide partijen de overeenkomst eenzijdig wenst te beëindigen, dient dit per aangetekend schrijven te gebeuren en moet een opzegtermijn van 3 maanden gerespecteerd worden. Bij beëindiging van de overeenkomst blijven alle adviezen, documenten, bijlagen uitgewerkt door Ami Amis BV haar eigendom.

Indien de Opdrachtgever de Overeenkomst vroegtijdig beëindigt en dus voor dat het project wordt afgewerkt/gelanceerd verbindt hij er zich toe om tijdens een periode van 3 jaar na beëindiging (om welke reden ook), geen gebruik te maken van de adviezen, documenten en bijlagen van Ami Amis BV om het project zelf éénzijdig - met aanpassing of zonder aanpassing van de inhoud - alsnog te gebruiken. Elke schending van deze afspraak geeft aanleiding tot betaling door de Opdrachtgever van een forfaitaire schadevergoeding gelijk aan 15.000 euro.

11. Indienen aanvraag subsidies

Ami Amis BV verbindt zich ertoe om de volledige aanvraag tijdig aan de Opdrachtgever te bezorgen. Deze laatste moet de aanvraag zelf indienen bij de juiste instantie. Ami Amis BV geeft de nodige richtlijnen over de werkwijze. Ami Amis BV kan niet verantwoordelijk gesteld worden als de opdrachtgever de aanvraag te laat indient. Bij laattijdige of zelfs geen indiening is alsnog de commissie verschuldigd. Deze commissie wordt berekend op de subsidieerbare bedragen vermeld in het dossier.

12. Aansprakelijkheid

Ami Amis BV geeft geen garantie m.b.t. goedkeuringen van subsidiedossiers, noch over het uiteindelijk toegekende bedrag. Dit omdat de uiteindelijke beslissing over de toekenning van een subsidie en de omvang van het subsidiebedrag uitsluitend bij de overheid zelf ligt, dewelke op een onafhankelijke en soevereine wijze hierover beslist. Ami Amis BV draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor eventuele terugvorderingen van subsidies door de overheid bij het niet naleven van de toekenningsvoorwaarden door de Opdrachtgever.

Voor alle aanspraken uit hoofde van handelingen, nalatigheden, fouten of gebreken dan wel het verloren gaan van de aan Ami Amis BV ter hand gestelde gegevens en bescheiden ter zake van de door Ami Amis BV uitgevoerde werkzaamheden verklaart Ami Amis BV uitdrukkelijk de verantwoordelijkheid te nemen tot een maximumbedrag van 15.000 euro en dit enkel nadat de handeling, nalatigheid of fout afdoende bewezen is. Het recht op schadevergoeding voor fouten toe te schrijven aan Ami Amis BV vervalt zes (6) maanden na het zich voordoen van de vermeende fout.

Ami Amis BV zal evenwel nooit aansprakelijk gesteld kunnen worden voor indirecte schade of gevolgschade. Onder gevolgschade wordt verstaan: schade of verlies dat niet rechtstreeks en onmiddellijk voortvloeit uit een contractuele en/of buitencontractuele wanprestatie, maar in plaats daarvan onrechtstreeks en/of na verloop van enige tijd, met inbegrip maar niet beperkt tot verlies van inkomsten, onderbreking of stagnatie van de bedrijfsactiviteiten, toename van personeelskosten en/of de kosten van de personeels-afvloeiing, schade bestaande uit of als gevolg van aanspraken van derden, gebrek aan verwachte besparingen of voordelen en verlies van gegevens, winst, tijd of inkomsten, verlies van orders, verlies van klanten, stijging overheadkosten, gevolgen van een staking, ongeacht de oorzaken hiervan.

13. Overmacht

In geval van overmacht wordt de nakoming van de Opdrachtnemer van de uit deze overeenkomst voortvloeiende verplichtingen geheel of gedeeltelijk opgeschort voor de duur van zodanige overmacht, zonder dat Partijen over en weer tot enige schadevergoeding ter zake zijn gehouden. Van een geval van overmacht zal, onder verlegging van de nodige bewijsstukken, schriftelijk aan de andere partij mededeling worden gedaan binnen de kortst mogelijke termijn. Voorbeelden van overmacht zijn oorlog, oproer, rellen, ontploffingen, stakingen of sociale conflicten. Onder overmacht wordt niet gerekend het niet of niet tijdig nakomen door een derde van de verplichtingen die deze tegenover een der Partijen op zich heeft genomen, tenzij de desbetreffende partij aantoont dat het niet of niet tijdig nakomen van die verplichtingen is te wijten aan overmacht.

14. Toepasselijk recht en geschillen

Deze overeenkomst valt onder de toepassing en dient geïnterpreteerd te worden in overeenstemming met de Belgische wetgeving. Alle geschillen uit hoofde van of in verband met deze overeenkomst of andere overeenkomsten die daaruit mochten voortvloeien en die de Partijen niet in der minne konden regelen, hetzij juridisch, hetzij feitelijk, geen uitgezonderd, vallen onder exclusieve bevoegdheid van de Rechtbanken van Antwerpen.

15. Nietigheid

De nietigheid of afdwingbaarheid van een bepaling van deze algemene voorwaarden brengt op generlei wijze de geldigheid of afdwingbaarheid van de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden in het gedrang.

16. Slotbepalingen

De algemene voorwaarden vormen de gehele overeenkomst en vervangen, annuleren en/of vernietigen alle eerdere overeenkomsten tussen de Partijen met betrekking tot de aangelegenheden die erin behandeld worden. Elke verandering aan deze algemene voorwaarden en de overeenkomsten die er uit voortvloeien is pas geldig na schriftelijk akkoord van de twee Partijen.